贵司的会议科技真正适合吗？

毫无疑问，会议在公司运转上占据了很重要的位置，因此公司IT主管或支持部门必须确保支持会议的技术能够真正实现其应有的功能：使参会者更容易聚集，共享想法和内容以及进行协作。那么，他们会如何做呢？仅将远程参与者连接到会议室只能在一定程度上提高会议效率。技术主管们可以产生更大的影响，通过引入会议室技术，让技术消除本地和远程员工进行协作的障碍，这对绝大多数公司而言是一个巨大的生产力提升。

这篇文章是一个由四部分组成的系列文章之一，探讨了技术主管们如何通过能够满足会议室和远程参与者需求的技术来解决毫无成效的会议。

关于会议的可怕的真相

Doodle公司的《 2019年会议状况》研究表明，到2019年底，美国企业将因低效率会议而损失3990亿美元和240亿小时的时间。根据《哈佛商业评论》（Harvard Business Review）的说法，毫无成效的会议对公司士气，员工敬业度和留存率也有重大影响，该杂志在其2019年1-2月期中有篇文章，题目为“会议为什么会发臭–以及如何处理”。文章引用了一项研究，该研究发现高管们每周花在会议上的23个小时中，其中有8个小时是无用的。此外，同一篇文章中接受调查的受访者中有73％表示他们在会议期间做其他工作，而所有受访者中有90％的人承认他们在开会时经常做白日梦。毫无成效的会议不仅带来不便，由于时间为零和，因此它们每天都在消耗精力。长期而言，它们会剥夺团队的协作机会，而没有协作，创新是不可能的。

协作不仅仅是一个时髦的词。领先的组织不仅在强调其重要性，而且将其系统化，并转化为可持续发展的过程，如《哈佛商业评论》文章“破解持续性协作的准则”（2019年11-12月刊）中所述。反过来，对协作的追求推动了对更多的小型协作空间（我们称之为慧空间huddle areas）而不是会议室的需求。新青年一代极大地推动了协作的需求和发展，他们正在迅速成为劳动力中的主要人群，并把协作视为核心能力。他们对协作驱动的工作空间的需求不仅导致人们见面的方式发生了重大变化，而且见面的空间也发生了重大变化，如慧空间、小型会议室和功能性开放空间正在日益普及。

对会议空间的错误对待

尽管会议空间应该经过精心设计以满足协作需求，但通常并非如此。为会议空间配备适当技术的技术主管们正在无意识地限制这些空间的生产力和协作能力。他们的技术支出决策通常仅获得中等回报，而不是有见地的高回报决策。这样一来，他们就错过了最大化对会议空间，视听设备和信息技术的投资回报的重大机会。

会议空间效率低下的罪魁祸首之一是错误使用视频会议系统。虽然通过使用视频和音频来连接远程和室内的参与者非常好，但是视频会议对于近距离内容共享和协作是一个较差的工具。

不适合的技术会让使用者更加辛苦。视频会议系统本质上是演示类型的技术，无法适应我们自然的协作习惯和行为。我们的工作流程应该是以人为本，而现在不得不适应本该为我们提供帮助的技术所带来的局限性。会议应该使协作工作变得更容易，但如果我们不应用为协作而专门设计的会议技术，我们会在结果和方法上做出极大妥协。

使用演示类型的技术，一次只能一个人共享内容。 即使在最好的情况下，这也会在演示者之间造成在工作流程以及构思方面许多人为的暂停和延迟。更不用说再加上由于粗糙的软件界面和硬件处理所造成的延迟了。

这损害了我们协作创新的方式，会导致无效的会议和降低员工的参与度。

根据Futuresource Consulting Ltd的说法，视频会议系统市场在2018年增长了28％，预计在未来几年中将出现类似的增长。尽管视频会议对于连接远程与会者至关重要，但考虑到会议室的主要用户是会议室内的与会者，因此在每个房间中设置视频会议端点没有意义。这样，视频会议解决方案的激增仅为少数会议参与者提供服务。

会议科技支出的不平等状况

一个事实，技术主管在演示类型的视频会议解决方案上的投入要比室内无线协作解决方案花费的资金更多，比率约为二比一。Futuresource Consulting Ltd.的数据显示，2018年，视频会议解决方案支出约为52亿美元; 而在室内协作平台上花费了约26亿美元。这种不合适的比例限制了会议空间的有效利用，并限制了会议的效率。

需要明确的是，在视频会议解决方案上的花费并不是浪费金钱，特别是考虑到远程工作者的普遍使用。视频会议对于保持这些员工的联系至关重要—但是“联系”不一定“参与”，“联系”也不一定意味着“协作”。

缩小差距

那么，解决方案是什么？我们必须找到使所有会议参与者都能够进行可靠的内容共享和协作的方法。室内与会者应该能轻松分享他们需要显示在会议中的任何内容，并且远程与会者应该像实地参加会议的人员一样能参与协作。

为了实现公司需求和会议技术的成功融合，技术主管们需要：1）了解公司中主要的协作用例；2）将资金投入到支持这些用例的协作技术； 3）开发可靠，安全和直观的方式，将视频会议与室内协作和内容共享结合使用，以更好地为所有会议参与者提供服务，并优化对会议空间和技术的投资。